Нужно подавать обращение через 1545 - здесь контролируют сроки ответов и их наличие. можно подавать в электронном виде -
Урядовий контактний центр
Если есть текст обращения - там можно через кабинет отправить.
Или звонить 1545 (бесплатно с основных операторов) - его примут и зарегистрируют по телефону.